Часто в житті виникає потреба в замовленні послуги легалізації документа або його апостилі. Якщо ви в пошуках де замовити таку послугу, наші спеціалісти зможуть вам допомогти. Для узгодження документів, термінів та вартості такої послуги зверніться до нас за нашими контактними даними.
Коли потрібен апостиль?
Верховна Рада законом від 10.01.2002 р. №2933-III постановила приєднатися від імені України до Конвенції 1961 року, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Для України положення цієї Конвенції почали діяти з 22.12.2003 р.
Таке поняття як легалізація офіційного документа означає перевірку його відповідності чинному законодавству України або законодавству держави перебування, встановлення та посвідчення дійсності документа або справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ або засвідчила попередній підпис, а також дійсності відбитка штампу, печатки, якими скріплено документ.
Апостиль є спрощеною та більш універсальною процедурою порівняно із легалізацією. Приєднавшись до Конвенції, Україна тим самим звільнила себе від необхідності консульської легалізації документів для держав-учасниць Конвенції. Єдиною формальною вимогою для пред’явлення офіційних документів в цих країнах є засвідчення їх апостилем компетентного органу договірної держави.
Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції. Штамп апостиля розміщується або на самому документі, або на окремому аркуші, що скріплюється з документом.
В Україні повноваження на проставлення апостиля надані Міністерству освіти і науки, Міністерству юстиції України та Міністерству закордонних справ України. Міністерство освіти і науки України уповноважене ставити апостиль на офіційних документах, що стосуються сфери освіти і науки. Міністерство юстиції проставляє апостиль на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України. Міністерство закордонних справ – на всіх інших видах документів.
Міністерство освіти і науки засвідчує апостилем офіційні документи про освіту, що видані навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями. Офіційними документами про освіту вважаються документи про освіту (наукові ступені) державного зразка, що діяв на дату їхньої видачі, а також адміністративні документи: архівні довідки, навчальні плани, довідки, що видаються навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями та стосуються сфери освіти і науки. Такими документами, зокрема, є атестати, дипломи і додатки до них, довідки і навчальні плани, сертифікати і посвідчення про підвищення кваліфікації і деякі інші.
Легалізація іноземних офіційних документів
Апостиль (apostille) – стандартизований сертифікат чи штамп, який ставиться на документах або оформляється у вигляді додатка до документа. Документи, які завіряються таким чином, не потребують додаткової легалізації, причому їх визнавати зобов’язані на будь-якому державному рівні в державах, які приєдналися до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Тобто, документи цих країн мають бути лише апостилізовані. Апостилізовані документи відміняють вимоги легалізації іноземних офіційних документів.
Апостиль має форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 см.
Відповідно до статті 1 Конвенції відміна вимоги легалізації іноземних документів поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.
Згідно з Конвенцією офіційними документами вважаються:
1) документи, які надходять від органу чи посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які надходять від органів прокуратури, секретаря суду чи судового виконавця;
2) адміністративні документи;
3) нотаріальні акти;
4) офіційні написи, зроблені на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні написи про реєстрацію документа чи факту, який мав місце на певну дату, та офіційні й нотаріальні завірення підписів.
Дія Конвенції поширюється на документи про освіту, соціальний стан, трудовий стаж, свідоцтва про перебування живими, довідки, довіреності, судові рішення та матеріали про громадські, сімейні та кримінальні справи. Апостиль проставляється на статутах та впорядкованих документах, патентній та іншій документації, що надходить від органу державної влади (свідоцтвах про реєстрацію, ліцензіях тощо). На статутних документах, змінах та доповненнях до них повинна бути відмітка та печатка реєстраційної палати чи податкового органу, а також підпис посадової особи реєстраційної палати.
Положення Конвенції не поширюються на документи, що видаються дипломатичними чи консульськими агентами, а також адміністративні документи, які мають безпосереднє відношення до комерційної чи митної операції. До них належать домовленості на проведення угод, пересування товарів через кордон, договори (контракти) про постачання товарів та надання послуг, виконання різноманітних робіт та їх розрахунків і т. д.
У тих випадках, коли законодавством країни, на території якої будуть використовуватися ці документи, передбачена легалізація документів, вони мають легалізуватися у консульствах. Легалізація включає поступове проставляння засвідченого надпису в кількох закладах. Збереження багатоступеневості при легалізації такого роду документів дає змогу здійснювати суворіший контроль за діяльністю комерційних підприємств.
Консульська легалізація полягає у підтвердженні відповідності документів законодавству держави їхнього походження та є засвідченням достовірності підпису посадової особи, її статусу та печаткою уповноваженого державного органу на документах та актах для їх подальшого використання на території іншої держави. Консульська легалізація документів може бути проведена трьома способами:
1) на території держави, яка видає цей документ;
2) на території держави, де необхідно надати цей документ (використати);
3) на території третьої держави.
Усі три способи консульської легалізації документів складаються з ряду різноманітних завірень:
1) спочатку в нотаріуса завіряються документи та достовірність їх перекладу на мову держави, де будуть вони використовуватися. Потім подається звернення до міністерства юстиції, яке засвідчує достовірність підпису нотаріуса. У департаменті (іншому компетентному органі, залежно від держави) консульської служби міністерства зовнішніх справ підтверджується достовірність підпису особи міністерства юстиції. Легалізація документа відбувається у консульстві держави, на території якої використовуватимуться ці документи;
2) іноземні документи спочатку завіряються у дипломатичному представництві чи консульському закладі тієї держави, на території якої їх було видано. Підпис та печатку під підтвердженням мають право ставити лише посол, начальник консульського відділу (консул) і його заступник (віце-консул). Завірені документи, після перевірки за каталогом достовірності підпису, відтиску печатки та повноважень працівника консульського відділу, легалізуються уповноваженим органом консульської служби міністерства зовнішніх справ тієї держави, де використовуватимуться документи. У цьому випадку також може вимагатися нотаріально завірений переклад документів на мову держави, на території якої використовуватимуться ці документи;
3) третій випадок консульської легалізації документів через свою специфіку не отримав широкого застосування, але можливість його використання при певних умовах не виключається.
Документи, засвідчені лише нотаріусом, в консульських установах не легалізуються. Поряд з оригіналами документів слід подавати також їх копії.
Є держави, з якими уряд України уклав дво та багатосторонні договори про скасування вимоги легалізації офіційних документів. Документи цих країн мають бути перекладені у бюро перекладів українською мовою, їх відповідність засвідчена нотаріально.
Таким чином, усі іноземні країни можна поділити на три групи в контексті процедури легалізації документів:
1) ті, що вимагають консульської легалізації,
2) ті, що вимагають проставлення апостиля,
3) і ті, що вимагають нотаріального засвідчення копій документів.
Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється
- Віденською конвенцією «Про консульські зносини»;
- Законодавством України;
- Міжнародними договорами.
Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.
Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.
Легалізації не підлягають:
- документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
- оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування;
- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.
При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:
- фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
- юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.
У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.
За консульську легалізацію справляється консульський збір.
Засвідчення офіційних документів в порядку консульської легалізації
Департамент консульської служби МЗС України, у відповідності до положень:
- Віденської конвенції про консульські зносини,
- Консульського статуту України,
- Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном
Здійснює легалізацію документів, виданих офіційними установами України i призначених для використання за кордоном:
- оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, які засвідчені обласним управлінням юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним відділом РАЦС м. Києва;
- оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у мiнiстерствi, яке курує відповідний навчальний заклад;
- документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України (за адресою: м. Київ, вул. Євгена Сверстюка, 15, 1 поверх, – Департамент державної реєстрації та нотаріату).
Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.
Департамент консульської служби легалізує офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку.
При поданні офіційних документів на консульську легалізацію
Фізичні особи подають паспорт та заповнюють заяву на вчинення консульської легалізації. В разі необхідності подати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я іншої особи, заявник повинен надати засвідчену нотаріусом довіреність від власника документів.
Юридичні особи подають лист-звернення (бланк установи повинен містити реквізити та печатку), в якому зазначаються: перелік документів, що подаються на легалізацію.
Важливо:
За легалізацію документів у звичайному порядку (5 робочих днів) справляється консульський збір, який сплачується після розгляду співробітником Департаменту документів, що подаються для легалізації, безпосередньо у філії Ощадного банку в приміщенні МЗС України:
- документи фізичних осіб – 150 гривень;
- документи юридичних осіб та організацій – 450 гривень.
За оформлення документів у терміновому порядку (до 5 робочих днів) стягується подвійний тариф консульського збору. Докладніше про вартість апостилю можна дізнатись зв’язавшись з нами за контактними даними.